Getting Things Done - najlepsze praktyki

Recenzja „Getting Things Done, czyli sztuka bezstresowej efektywności”.

Wiecie co? Wydaje mi się, że mam problemy z koncentracją. To znaczy są momenty, w których kolejne zadania na liście rzeczy do zrobienia znikają szybciej niż Kanapka Drwala z mojego talerza; natomiast często dzieje się tak, że poświęcam zbyt dużo czasu na rzeczy, które mogłyby zostać zrobione szybciej. Na przykład na pisanie tekstu na bloga.

Średnia ilość słów w tekstach, które dla was piszę, to jakieś 1200 słów, czyli 3 strony tekstu. Dużo? Mało? Zależy, ale zakładając, że siadam do pisania z wcześniej przygotowanym planem (a tak robię), to sam proces przelania myśli na papier nie powinien mi zająć dłużej niż 2-3 godziny. Wliczając w to pierwszą i drugą korektę. Jak jest w praktyce? Ostatni tekst, czyli „Po co ci olej w związku” pisałem przez dwa dni. Nie całe dwa dni, rzecz jasna, ale łącznie zebrało by się tego jakieś osiem godzin. OSIEM GODZIN. Stanowczo za długo jak na jedną notkę na bloga, myślę sobie. I totalnie nieefektywnie.

Ale że, jak już wiecie, jestem człowiekiem czynu i nie płaczę jak dziewczynka, kiedy coś idzie nie po mojej myśli (no dobra, wszyscy czasem płaczemy...), postanowiłem coś z tym zrobić. Za każdym razem, kiedy postanawiam «coś» z «czymś» zrobić, moim pierwszym działaniem jest zwrócenie się do studni mądrości, wyroczni wszechrzeczy, alfy i omegi... czyli że odpalam Google. Nie po to, żeby TAM znaleźć odpowiedź na moje zmartwienia i troski, o nie. «Gugla» odpalam by podpowiedział mi, co będzie najrzetelniejszym źródłem informacji w tym temacie.

No i podpowiedział.

 

[Słówko wyjaśnienia: nie wiem, czy ten tekst jest recenzją w pełnym tego słowa znaczeniu. Moim celem jest przekazanie wam rzeczy, które uznałem za wartościowe czytając tą książkę. Poniżej znajdziecie moje wnioski, które dla mnie są esencją tego wpisu. W ten sposób chcę przekazać wam nabytą przeze mnie wiedzę, przetrawioną i podaną w sposób, w jaki ją przyswoiłem. A jeśli przypadkiem uda mi się namówić was do przeczytania książki - tym lepiej. Jest szansa, że znajdziecie w niej więcej wartościowych rzeczy.]

 

Getting Things Done, czyli sztuka bezstresowej efektywności”

 

To tytuł książki autorstwa Davida Allena, zwanego guru osobistej produktywności. «Getting things done» natomiast odnosi się swego rodzaju filozofii polegającej na efektywnym wykonywaniu zadań. To ruch szczególnie ostatnio popularny w Polsce, w dobie rozwoju korporacji oraz wysypu wszelkiej maści 'lajf kołczów' i tym podobnych. W sieci znajdziecie mnóstwo porad dotyczących «GTD», a wasze smartfonowe sklepy z aplikacjami dosłownie pękają od «apek» dedykowanych dla osób chcących poprawić swoją «osobistą produktywność».

Część z nich jest nawet przydatna.

Powiem wam jedno: o ile wyniki wyszukiwania w Google z mądrością i trafnością zwykle wiele wspólnego nie mają, tak w tym przypadku książka Allena była strzałem w dychę. Jej wartość podniosły także liczne rekomendacje blogerów, w tym Andrzeja Tucholskiego, który stwierdził, że to dzięki niej zdołał poradzić sobie ze studiami, pisaniem pracy dyplomowej, pracą zarobkową oraz prowadzeniem bloga JEDNOCZEŚNIE. Czyli że coś w tej książce musi być.

A co tak właściwie jest?

 

 

Po przeczytaniu „Getting Things Done” mogę z całą stanowczością powiedzieć: jest naprawdę sporo. Naprawdę sporo. Metoda GTD autorstwa Allena polega na wprowadzeniu osobistego systemu pomagającego w zarządzaniu «strumieniem pracy». Autor twierdzi, że w dzisiejszych czasach wielu z nas wykonuje lub będzie wykonywać «pracę opartą na wiedzy», czyli polegającą na przetwarzaniu informacji. Praca taka charakteryzuje się dosyć niejasnymi ramami zobowiązań (nie wykonujemy tylko jednej, powtarzalnej czynności) oraz dużą intensywnością działań (jesteśmy zaangażowani w więcej niż jeden «projekt» jednocześnie). Co więcej, wielu z nas oprócz pracy w jej stricte zarobkowym znaczeniu, angażuje się w wiele innych projektów: osobistych, domowych, edukacyjnych czy polegających na współpracy z innymi. Taka sytuacja powoduje, że po prostu, najzwyczajniej w świecie, mamy za dużo na głowie. Jesteśmy przytłoczeni obowiązkami. Nie wyrabiamy.

No skąd ja to znam!

Propozycja Allena to system, który rzekomo «oczyści» naszą głowę i sprawi, że będziemy bardziej produktywni. Wg autora główną przyczyną niskiej produktywności jest przeciążenie umysłu różnego rodzaju sprawami, o których musimy stale myśleć. Zamiast móc skupić się na jednej rzeczy, nasz mózg ciągle przypomina nam o milionie innych. Znacie to, prawda? Siedzisz sobie nad kolejnym rozdziałem magisterki, próbujesz się skupić, a tu JEB! przecież jutro mam kolosa, którego nie mogę zawalić; JEB! we wtorek jest okresowa ocena pracownicza, na którą muszę się przygotować; JEB! za miesiąc jest premiera tej nowej gry na Play Station, którą muszę mieć!

I tak w kółko, bez przerwy, a w głowie coraz więcej rzeczy, o których przecież MUSZĘ pamiętać. Bo jestem głupi i nie słyszałem o notatnikach, kalendarzach i karteczkach samoprzylepnych.

 

GETTING THINGS DONE - WNIOSKI

 

Podobnie, jak w przypadku „4-godzinnego tygodnia pracy”, tak i po przeczytaniu „Getting Things Done, czyli sztuka bezstresowej efektywności” naszło mnie kilka wniosków.

Po pierwsze i najważniejsze: oczyść swój umysł! Nawet nie zdajecie sobie sprawy, ile spraw czai się gdzieś w waszej głowie skutecznie przeszkadzając się skupić. Mówię tu o absolutnie WSZYSTKICH sprawach: od listy zakupów, przez pisanie pracy dyplomowej lub nowym projekcie w pracy, na planowaniu przyszłych wakacji kończąc. Wg Davida Allena, niezależnie od wagi takiej sprawy, każda z nich jednakowo źle wpływa na naszą zdolność koncentracji. Coś w tym jest, bo pewnie i wy pracując na jakimś mega-ważnym projektem niejednokrotnie łapaliście się na tym, że w pewnym momencie w mózgu zaświeciła się wam czerwona lampka przypominając: tylko nie zapomnij kupić kalafiora jak będziesz w biedrze! I puff!, wasza koncentracja ulatniała się niczym... niczym... No dobra, niczym Kanapka Drwala z mojego talerza -_-

Rzecz w tym, żeby starać się odciążyć swoją głową z takich pierdół. Na przykład, do zrobienia listy zakupów świetnie nada się kartka papieru i długopis. Wystarczy pięć minut by spisać wszystkie potrzebne rzeczy i później spokojnie mogę zająć się czymś innym. Nie muszę już myśleć, co mam do kupienia, bo od tego służy przypominająca mi o tym kartka, której użyję idąc na zakupy. Proste?

Nasze życie to jednak nie tylko zakupy w biedrze, więc takich «kartek» będziemy potrzebować znacznie więcej. W zasadzie to przydałby się cały system, który pomieściłby każdą sprawę, którą z jakiegoś względu będziemy się chcieli zajmować: czy to listę zakupów, czy przypomnienie odnośnie zaplanowania przyszłych wakacji. Co więcej, każda taka sprawa, w zależności od tego czym jest, powinna znaleźć się w odpowiednim miejscu. Na przykład, notatek przypominających o zadaniach zleconych w pracy nie powinniśmy mieszać z przypomnieniami dotyczącymi kolejnej wizyty u dentysty, itd. Te pierwsze powinny znaleźć się na liście zadań zatytułowanej „W pracy/Do pracy”; to drugie najlepiej wpisać w kalendarz.

Wg Allena, aby całkowicie oczyścić swój umysł musimy pozbyć się dosłownie WSZYSTKIEGO, co w jakiś sposób zaprząta nam głowę. To tak na początek. Następnie, każdą taką rzecz powinniśmy umieścić w odpowiednich miejscach, o którym wiemy, że do nich wrócimy. Trochę skomplikowane, prawda? Pozwól, że przedstawię jak to wygląda u mnie.

 

Najlepszy z możliwych plan działania

Najlepszy z możliwych plan działania

 

Moją «podstawą» jest notatnik, który leży na biurku (w miejscu, w którym często przebywam). W nim zapisuję rzeczy, które powinny zostać zrealizowane w bieżącym tygodniu, np.: napisać tekst na bloga, nauczyć się materiału na kolokwium, zacząć W KOŃCU pisać pracę magisterską, itd. Sprawy, które muszą zostać zrealizowane w konkretnym dniu, jak wizyta u dentysty czy wyjście na siłownię, wpisuję do kalendarza, leżącego tuż obok notatnika.

Dlaczego nie planuję pisania tekstu na bloga na konkretny dzień tygodnia? Z prostej przyczyny: bo może się zdarzyć, że akurat TEGO dnia nie będę miał na to czasu. I co? Przełożę to na jutro? A jeśli na jutro mam już zaplanowane coś innego? To na pojutrze? Bez sensu. Tylko się potem człowiek frustruje, bo "znowu zawaliłem ważny termin". Lepszą praktyką będzie wpisywanie 'większych' zadań na listę rzeczy do zrobienia i konsekwentne ich realizowanie w najbliższym możliwym terminie.

 

WIĘCEJ WNIOSKÓW...

 

Kolejnymi narzędziami jest osobny notatnik do zapisywania pomysłów na tekst na bloga (na półce biurka) oraz aplikacja przypominająca na telefonie. Pomysły na tekst, a także pomysły odnośnie bloga OGÓLNIE zapisuję w osobnym notatniku, bo gdy przychodzi czas na zajęcie się blogaskiem wiem, że wszystkie notatki mam w jednym miejscu. Aplikacji przypominającej używam do—uwaga, uwaga— przypominania mi o rzeczach o konkretnej godzinie (opublikuj status na fejsie, nie zapomnij wziąć notatek na zajęcia itd.). Obecnie używam Any.do, które w zupełności mi wystarcza, ale na rynku takich aplikacji jest multum.

Na razie, mój system sprawdza się całkiem dobrze. Przeglądam go regularnie, tj. codziennie, więc żadne ważne zadanie nie umyka mojej uwadze. A jeśli akurat nie ma mnie w pobliżu, to zadania wpisuję do apki na telefonie, który mam przy sobie praktycznie cały czas. Nad poprawieniem «osobistej produktywnością» jeszcze pracuję, ale dzięki wdrożeniu systemu zauważyłem, że jest mi łatwiej skoncentrować się na danym zadaniu. Czyli że działa :)

Musicie jednak pamiętać, Drogie Dzieci, że samo wpisywanie zadań na listę na nie za wiele się zda. Dobrą praktyką jest natychmiastowe określenie, co będzie najbliższym możliwym działaniem, jakie mogę w kwestii tego zadania podjąć. Zamiast więc wpisywać na listę samo «zrobić zakupy», od razu dookreślam: kupić masło, boczek i chrzan. Tak samo w przypadku większych projektów: kiedy na liście zapisuję «nauczyć się na kolokwium», pod spodem od razu określam najbliższe działanie: zebrać wszystkie potrzebne notatki. To pozwala mi na podjęcie natychmiastowego działania, kiedy znajdę czas aby zająć się danym zadaniem.

Innym ciekawym podejściem jest zasada dwóch minut. W praktyce sprowadza się do tego, że jeśli zrobienie jakiejś rzeczy zajmie ci mniej niż dwie minuty czasu, zamiast zapisywać ją na liście zadań, robisz ją od razu. W ten sposób eliminujesz napływające do ciebie drobne sprawy i skupiasz się na tych ważniejszych. Oczywiście, można przez to wpaść w pułapkę «robienia pierdół» cały dzień, ale z drugiej strony, takich spraw nie pojawi się w twoim życiu za wiele.

 

 

 

———

 

 

 

Wow, ale wyszła mi krowa.

Właśnie napisałem tekst na ponad 1500 słów, a ledwie musnąłem temat. Trochę ciężko jest streścić zagadnienie, które autor podejmuje na 300 stronach książki. W „Getting Things Done, czyli sztuka bezstresowej efektywności” znajdziecie o wiele, wiele więcej, jeśli więc zainteresowało was to o czym pisałem, zdecydowanie "polecam tego allegrowicza".

A jak u was jest z osobistą produktywnością? Macie swoje "systemy", czy raczej improwizujecie?

A może już dawno pieprznęliście tym wszystkim, i wyjechaliście w Bieszczady?